Die Büroarbeit kann ein stressiger Job sein. Das ständige Klingeln des Telefons und sich türmende Arbeitsaufgaben sorgen für Stress. Häufig kommt hinzu, dass es keinen klaren Plan zur Abarbeitung der Arbeitsaufgaben gibt. Die unkoordinierte Herangehensweise blockiert häufig und beeinträchtigt die Motivation. Mit relativ einfachen Mitteln können die Probleme behoben werden und die Effizienz der Arbeit erhöht werden.
Freude bei der Arbeit motiviert
Deutlich effizienter geht die Arbeit vonstatten, wenn eine klare Struktur besteht. Eine To-do-Liste hilft dabei, sich nicht zu verzetteln. Eine Aufgabe wird nach der anderen abgearbeitet. So erkennt man auch, wie die Arbeit langsam voranschreitet. Jeder erledigte Punkt ist ein kleiner Sieg, der die Motivation für den Rest ist. Zudem bedeutet jeder Haken, dass der Feierabend einen Schritt näher rückt.
Ordnung am Arbeitsplatz ist nicht nur aus Sicherheitsgründen in der Produktion wünschenswert. Im Büro sorgt ein unaufgeräumter Schreibtisch für ein Chaos, bei dem durch Suchen viel Zeit verloren geht. Liegt alles an seinem Platz, lässt sich viel zeitsparender arbeiten. Dafür sind gute Helfer entscheidend. Regale, Schubladen und Ablagen sorgen dafür, dass alles an seinem Platz liegt. Mappen sollten nur als Zwischenablage dienen und regelmäßig ausgeräumt werden. Wichtig ist, dass sie ordentlich beschriftet sind. Ein zusätzliches visuelles Ordnungsmerkmal sind Farben.
Für eine ungestörte Arbeit sorgen
Ablenkungen sind ein weiterer Grund, weshalb die Zahl der Aufgaben einfach nicht abnehmen will. Wenn ständig neue E-Mails aufblinken oder Kollegen am Nachbarschreibtisch Gespräche führen, stört das die Konzentration. Ähnliches gilt für die unruhige Atmosphäre in einem Großraumbüro. Hier ist es hilfreich, wenn man sich an einen ruhigen Ort zurückziehen kann, um die Aufgaben zu erledigen. Letztendlich geht durch mangelnde Konzentration nicht nur viel Zeit verloren, die Qualität der Arbeit sinkt.
Ständig eingehende Telefonate gehören ebenfalls zu den Störfaktoren, welche das Arbeitsergebnis negativ beeinflussen. Moderne Telefonanlagen sind heute bei SIP Anbietern für eine überschaubare Investition zu erhalten. Mit ihnen kann die telefonische Erreichbarkeit gesteuert werden. Ideal ist die Nutzung einer Cloud-Technologie, weil auf diese Weise auch die Erweiterung des Unternehmens kein Problem darstellt. Die Zahl der Nebenstellen kann schnell entsprechend der Zahl der Belegschaft angepasst werden. Auch andere Standorte können in das Telefonsystem eingebunden werden.
Wenn im Unternehmen ein Vertretungsprinzip festgelegt ist, können mittels Rufweiterleitungen Gespräche zu verfügbaren Mitarbeitern weitergeleitet werden. Dazu ist eine gute Abstimmung notwendig. Einfacher ist es, ein Service-Center einzurichten, sodass zumindest der allgemeine Publikumsverkehr die Konzentration nicht mehr stört. Konferenzen lassen sich ebenfalls über diese Anlagen durchführen. So können sich Fachbereiche untereinander abstimmen, auch wenn sie an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Zeit- und kostenintensive Dienstreisen werden vermieden.
Die richtige Arbeitsatmosphäre schaffen
Menschen sind keine Maschinen und benötigen gelegentlich eine Pause. Auch hier kann eine SIP-Telefonanlage helfen. In der Pause wird das Telefon auf einen Kollegen umgeleitet. Bei einer guten Pausenplanung ist gesichert, dass ein anrufender Kunde trotzdem einen kompetenten Ansprechpartner erreicht.
Nicht unterschätzt werden sollte zudem das Thema der Arbeitsplatz-Ergonomie. Moderne Arbeitsplätze ermöglichen eine bessere Arbeitshaltung. Dies lässt nicht nur die Aufgaben besser von der Hand gehen, sondern ist eine hervorragende Vorbeugung gegen Haltungsschäden. Ein freundliches Ambiente im Büro sorgt für einen Wohlfühlfaktor, der die Einstellung zur Arbeit positiv beeinflusst. Ein kollegialer Umgang unter den Kollegen sorgt ebenfalls für eine zusätzliche Motivation, welche die Arbeit besser von der Hand gehen lässt.
Fazit
Mit einer besseren Organisation und optimierten Strukturen lässt sich die Büroarbeit deutlich effizienter gestalten.
