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Aus großer Macht folgt auch große Verantwortung – das weiß kaum jemand besser, als Frauen in unternehmerischen Führungspositionen. Leider passiert es nach wie vor oft, dass sich in Gehaltsabrechnungen Fehler einschleichen. Nicht immer verschwindet die Gehaltsabrechnung bei den Mitarbeitern ungelesen in der Schublade. Sobald ein kleiner Fehler entdeckt wurde, kann das das Unternehmen schlimmstenfalls sehr teuer zu stehen kommen. Dieser Artikel zeigt, wie man das vermeiden kann.

Zum Jahresende hin alle Beiträge prüfen

Am besten ist man vorbereitet, wenn man zusammen mit seiner Lohnbuchhaltung schon gegen Ende des Jahres prüft, ob und inwiefern bestimmte Beiträge oder Sätze im kommenden Jahr steigen oder sinken werden. Hierbei kann beispielsweise ein Lohnabrechnungsprogramm von Lexware behilflich sein, denn die Software passt sich regelmäßig automatisch an die gesetzlichen Vorschriften an. Der Krankenkassenbeitrag ist ein häufiger Knackpunkt: Insbesondere die Zusatzbeiträge variieren von Krankenkasse zu Krankenkasse meist ein kleines bisschen.

Auch Freibeträge werden üblicherweise nicht aus dem vergangenen Jahr übernommen, sondern müssen jedes Jahr aufs Neue beantragt werden. Ähnlich verhält es sich mit der Kirchensteuer, den Beiträgen zur Sozialversicherung, dem Kinderfreibetrag oder diversen Zuschüssen, etwa für Nacht- oder Wochenendarbeit. Alle diese Sätze müssen laufend kontrolliert und für das aktuelle Jahr angepasst werden, damit keine Fehler entstehen, die schlimmstenfalls zu Forderungen nach Lohnnachzahlung führen könnten.

Was gehört auf die Gehaltsabrechnung?

Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer kann es lohnenswert sein, regelmäßig einige betriebswirtschaftliche Basics aufzufrischen. Die Gehaltsabrechnung ist dabei häufig ein Problemfall, denn sie wird oft so selbstverständlich hingenommen, dass man es nicht für nötig hält, sie noch einmal gesondert zu prüfen. Nichtsdestotrotz handelt es sich bei diesem Stück Papier letztendlich um eines der wichtigsten Dokumente überhaupt. Daher kann es nicht schaden, regelmäßig einen Blick darauf zu werfen. Die Merkmale einer Gehaltsabrechnung bestehen laut Gewerbeordnung aus fünf wesentlichen Punkten:

  • der Art und Höhe der Zuschläge und Zulagen
  • der Art und Höhe der Abzüge
  • der Abschlagszahlungen
  • der Vorschüsse
  • und den sonstigen Vergütungen

Wie genau die Gehaltsabrechnung aufgebaut und gelayoutet ist, ist weitestgehend dem Ersteller überlassen. Hier gelten ähnliche Richtlinien wie bei Rechnungen: Nur die klar erkennbaren Inhalte sind rechtlich bindend, alles weitere ist Geschmackssache. Doch auch hier sollten Arbeitgeber nicht zu spielerisch werden. Die Gehaltsabrechnung muss für den Arbeitnehmern nachvollziehbar und transparent sein. Sonst handelt sich der Arbeitgeber nur unnötige Diskussionen bezüglich nicht klar aufgelisteter Positionen ein. Schlimmstenfalls kann die Gehaltsabrechnung auch zum Gegenstand eines rechtlichen Verfahrens werden.

Wenn sich dabei herausstellt, dass sie intransparent und unklar formuliert oder gestaltet wurde, hat der Arbeitnehmer spätestens schlechte Karten. Arbeitnehmer sollten also nicht den Fehler machen, bei der Gestaltung der Abrechnung auf wesentliche Punkte zwecks eines übersichtlicheren Layouts zu verzichten.